Inden for sociokrati skelnes der mellem to typer af beslutninger: Politiske og operationelle. Politiske beslutninger beskriver kredsens mål og sætter rammerne for dens operationer, hvor beslutninger føres ud i livet. Skal man fx lave en festival, vil rammerne for fx musikprogrammet (budget, genre, antal af scener m.m.) være politiske beslutninger. Operationelle beslutninger (handlinger) ville fx være bookning af bands og opsætning af scener m.m., hvor rammerne er guidede af de politisk beslutninger.
Beslutningsmøder – træffer politiske/principielle beslutninger
En politik er som flodens bredder, der guider vandets kreative flow. Det kan være en vision, mission og mål, et mandat- eller en rollebeskrivelse, et budget eller rammerne for en festivals musikprogram. Politiken er designet til at lede strømmen af værdier i en bestemt retning, med henblik på at opfylde et formål.
Politikker:
- Laves af en kreds for at rammesætte, guide og støtte de operationelle handlinger, der ligger inden for kredsens domæne.
- Er udarbejdet for 1) at tjene et formål, 2) styre strømmen af værdi (kompetencer og ressourcer) og 3) bidrage til at virkeliggøre organisationens vision og mission.
- Beskriver rammerne for opgaveløsning. De kan også præcisere det mandat, som medlemmer af en kreds/gruppe har, til at skabe og handle.
- Opstår som en reaktion på problemer, konflikter, nye virkeligheder m.m., der opstår som en del af organisationens naturlige liv.
- Der skal være samtykke fra alle i gruppen. Politiker evalueres til et aftalt tidspunkt. Opstår der afvigelser kan beslutninger revideres til enhver tid.
Beslutningsmøder er det sted, hvor en kreds:
- Udarbejder forslag.
- Beslutter politikker.
- Skaber roller, nominere og udnævne personer til at udføre rollerne.
- Identificerer nye mål og om nødvendigt nedsætter en arbejdsgruppe der kan udføre målet.
- Evaluerer tidligere politiske beslutninger, med det formål at forbedre, nytænke eller fjerne dem.
- Evaluerer rollebeskrivelser og de folk der har udført rollerne, med det formål at 1) identificere styrker og spirende mønstre og 2) indsamle viden der kan berige fremtidige beslutninger.
Driftsmøder – udfører beslutninger og laver opgaveløsning.
Drift og opgaveløsning er (den daglige) udførsel af funktioner og opgaver, som en kreds eller arbejdsgruppe er ansvarlig for. Det svarer til flodens flydende vand (hvor politik er flodens breder). Hvordan en gruppe beslutter at udføre sin opgaver, beslutter gruppen selv. Driftsopgaver kan uddelegeres til en enkelt person eller en mindre gruppe, fx rengøring, indkøb eller vedligeholdelse af maskiner og værktøj der bruges i landbrug, til bygningsvedligeholdelse eller … .
Driftsmøder:
- Alle opgaver har sit eget formål.
- For at sikre at driften har en høj kvalitet, kan der føres en logbog i forbindelse med udførsel af opgaver. Ligeledes bør der gennemføres løbende evalueringer.
- Det kan være en ide at udpegede folk der overvåger kvalitet, fremskridt, feedback observationer og læring. Denne form for feedback-sløjfer skaber forbindelse mellem gruppens, arbejde, den konkrete opgaveløsning og kredsens højere formål.
Logbøger
Alle kredse fører en logbog over deres møder og beslutninger. Logbogen består af 1) formalia – kredsens mandat, medlemmer og roller, 2) links til kredsens politiske dokument m.m., 3) dagsorden for næste møde og 4) referater fra de tidligere møder.
Da logbogen ikke altid vil udgøre et formelt referat, kan der laves en pdf.fil af den del af logbogen der udgør mødets referat. Pdf.filen laves når referatet er godkendt af kredsens medlemmer. Referater lægges i en mappe med referater. Der indsættes et link til referatet (pdf.filen) i logbogen.
Google-drev har en digital struktur hvor alle bilag og arbejdsdokumeter kan tilgås ved brug af links, hvilket giver gennemsigtighed og lethed i arbejdet med organisationens skriftlige og digitale struktur.
Udarbejdet af Ditlev Nissen, maj 2020.
